Декларація з ПДВ на основі реєстру податкових накладних — покрокова інструкція
Декларація з ПДВ — це похідний документ. Усі цифри в ній мають відповідати реєстру виданих та отриманих податкових накладних. Якщо реєстр ведеться неакуратно — декларація буде з помилками, а ДПС знайде розбіжності автоматично. Розбираємо зв'язок реєстру ПН з декларацією та типові помилки.
1. Що таке реєстр виданих та отриманих ПН
Реєстр виданих та отриманих податкових накладних — це обліковий документ, який кожен платник ПДВ зобов'язаний вести відповідно до п. 201.11 ПКУ. Реєстр — це не ЄРПН (Єдиний реєстр, що ведеться ДПС), а внутрішній документ підприємства.
Форма реєстру затверджена наказом Міністерства фінансів України від 28.01.2016 №21. Реєстр ведеться в електронному вигляді і подається як додаток Д1 до декларації з ПДВ.
Структура реєстру
Реєстр складається з двох частин:
- Розділ I — Видані ПН та РК (податкові зобов'язання). Тут фіксуються всі ПН, які ви видали покупцям за звітний період, та РК до раніше виданих ПН
- Розділ II — Отримані ПН та РК (податковий кредит). Тут фіксуються ПН, отримані від постачальників, та РК до них
Кожен запис у реєстрі містить: порядковий номер, дату складання ПН/РК, дату реєстрації в ЄРПН, ІПН контрагента, обсяг постачання (без ПДВ), суму ПДВ, тип операції (оподатковувана, звільнена, нульова ставка).
Навіщо вести реєстр, якщо є ЄРПН?
ЄРПН — це реєстр ДПС. Він містить лише зареєстровані ПН. Але деякі ПН можуть бути складені, але ще не зареєстровані (в межах граничного строку). Або зареєстровані із запізненням. Або зупинені моніторингом. Внутрішній реєстр фіксує всі ПН незалежно від їхнього статусу в ЄРПН.
Крім того, реєстр — це основа для звірки. ДПС порівнює дані вашої декларації з ЄРПН. Якщо суми не збігаються — це підстава для камеральної перевірки. Тому реєстр має бути ідентичним даним ЄРПН.
2. Зв'язок реєстру з декларацією з ПДВ
Декларація з ПДВ (форма затверджена наказом МФУ №21 від 28.01.2016) має чітку прив'язку до реєстру ПН. Кожен рядок декларації — це агрегація конкретних записів реєстру.
Податкові зобов'язання (рядки 1-9)
| Рядок декларації | Що містить | Джерело з реєстру |
|---|---|---|
| Рядок 1 | Операції, оподатковувані за основною ставкою (20%) | Розділ I: сума всіх виданих ПН зі ставкою 20% |
| Рядок 1.1 | у тому числі: постачання товарів | Розділ I: ПН на товари |
| Рядок 1.2 | у тому числі: постачання послуг | Розділ I: ПН на послуги |
| Рядок 2 | Операції за ставкою 7% | Розділ I: ПН зі ставкою 7% (ліки, медвироби) |
| Рядок 2.1 | Операції за ставкою 14% | Розділ I: ПН зі ставкою 14% (с/г продукція) |
| Рядок 3 | Операції за ставкою 0% (експорт) | Розділ I: ПН з нульовою ставкою |
| Рядок 5 | Звільнені від ПДВ операції | Розділ I: ПН на звільнені операції (ст. 197 ПКУ) |
| Рядок 7 | Коригування ПЗ (збільшення/зменшення) | Розділ I: зареєстровані РК за звітний період |
Податковий кредит (рядки 10-16)
| Рядок декларації | Що містить | Джерело з реєстру |
|---|---|---|
| Рядок 10 | Придбання з ПДВ на митній території | Розділ II: отримані ПН від українських постачальників |
| Рядок 11 | Імпорт товарів (ПДВ сплачено на митниці) | Митні декларації (не з реєстру ПН) |
| Рядок 12 | Послуги від нерезидента (зворотній ПДВ) | ПН, складені отримувачем послуг (самому собі) |
| Рядок 14 | Коригування ПК (збільшення/зменшення) | Розділ II: отримані РК за звітний період |
| Рядок 16 | Компенсація за п. 198.5 (умовний продаж) | Розділ I: зведені ПН за п. 198.5 (віднімається з ПК) |
Ключове правило
Сума ПДВ у рядку 9 (загальні ПЗ) = сума ПДВ з усіх виданих ПН + коригування за РК. Сума ПДВ у рядку 17 (загальний ПК) = сума ПДВ з усіх отриманих ПН + коригування за РК. Різниця (рядок 18 або 20) — це сума до сплати або від'ємне значення (переплата).
ДПС автоматично звіряє ці суми з даними ЄРПН. Якщо ваша декларація показує ПК у 500 000 грн, а в ЄРПН зареєстровано отриманих ПН лише на 480 000 грн — ви отримаєте запит на пояснення або камеральну перевірку.
3. Покрокова інструкція заповнення декларації
Крок 1. Сформуйте реєстр виданих ПН
Виберіть звітний період (місяць або квартал — залежно від вашого режиму). Вивантажте з облікової системи (1С, BAS, SAP, Odoo) перелік усіх виданих ПН за період. Звірте з ЄРПН: кожна ПН має бути зареєстрована. Якщо є незареєстровані — зареєструйте до подання декларації.
Включіть до реєстру: звичайні ПН, зведені ПН (підсумкові за місяць), ПН на неплатників, ПН за п. 198.5 (умовний продаж), РК до раніше виданих ПН.
Крок 2. Сформуйте реєстр отриманих ПН
Перевірте в ЄРПН (через Кабінет платника або API), які ПН зареєстровані на вас як покупця за звітний період. Звірте з вашою бухгалтерією: чи всі вхідні ПН відображені в обліку.
Важливо: до податкового кредиту включаються лише ПН, зареєстровані в ЄРПН. Якщо постачальник склав ПН, але не зареєстрував — ви не можете включити її до ПК. Перевіряйте реєстрацію кожної вхідної ПН.
Крок 3. Заповніть розділ I декларації (Податкові зобов'язання)
Підсумуйте суми виданих ПН за ставками:
- 20% → рядок 1 (обсяг без ПДВ у колонку А, сума ПДВ у колонку Б)
- 7% → рядок 2
- 14% → рядок 2.1
- 0% → рядок 3
- Звільнені → рядок 5
Додайте коригування з РК у рядок 7 (зі знаком + або -). Підсумуйте в рядку 9.
Крок 4. Заповніть розділ II декларації (Податковий кредит)
Підсумуйте суми отриманих ПН:
- Придбання на митній території → рядок 10
- Імпорт → рядок 11 (з митних декларацій)
- Послуги нерезидента → рядок 12
- Коригування (РК) → рядок 14
Врахуйте компенсацію за п. 198.5 у рядку 16 (віднімається). Підсумуйте в рядку 17.
Крок 5. Розрахуйте суму до сплати або від'ємне значення
Рядок 18 = рядок 9 - рядок 17. Якщо позитивне — це сума ПДВ до сплати в бюджет. Якщо від'ємне — переноситься до рядка 20 як від'ємне значення, яке можна:
- Зарахувати в рахунок наступних платежів (рядок 20.2)
- Заявити до бюджетного відшкодування (рядок 20.1) — потребує додатку Д2
Крок 6. Заповніть додатки
Обов'язковий додаток — Д1 (реєстр виданих та отриманих ПН). Інші додатки — за потреби (детальніше у розділі 5).
Крок 7. Подайте декларацію
Граничний строк подання — 20-те число місяця, що настає за звітним (для місячного періоду), або 40 днів після закінчення кварталу (для квартального). Декларація подається в електронній формі через Електронний кабінет, оператора ЕДО або автоматично через run-done.
4. Типові помилки при заповненні декларації
| Помилка | Чому виникає | Наслідки | Як уникнути |
|---|---|---|---|
| Невідповідність сум декларації та ЄРПН | ПН зареєстрована із запізненням і потрапила в наступний період, або пропущена ПН у реєстрі | Камеральна перевірка ДПС, запит на пояснення | Звіряти реєстр з ЄРПН перед поданням декларації |
| Дублювання ПН у реєстрі | Ручне введення ПН в 1С/BAS + автоматичний імпорт з ЄРПН → подвійний запис | Завищення ПК → донарахування + штраф 25% | Одне джерело даних. run-done виключає дублі автоматично |
| Включення зупиненої ПН до ПК | Постачальник зареєстрував ПН, але вона зупинена моніторингом → покупець не перевірив статус | ДПС не визнає ПК, донарахування | Перевіряти статус кожної вхідної ПН: «Зареєстровано» ≠ «Зупинено» |
| Пропуск зведених ПН | Зведена ПН складається наприкінці місяця, бухгалтер забуває її включити | Заниження ПЗ → донарахування + штраф | Чеклист закриття періоду: перевірити наявність зведених ПН |
| Неправильний період для РК | РК складений 28-го, зареєстрований 3-го наступного місяця → бухгалтер включає в місяць складання | Розбіжність з ЄРПН | РК включається в декларацію за період реєстрації, не складання |
| Арифметичні помилки в додатках | Ручне заповнення Д1, Д5 — помилки при підсумовуванні | Невідповідність додатків і декларації → відмова у прийнятті | Автоматичне формування додатків з реєстру |
Найнебезпечніша помилка: невідповідність ПК з ЄРПН
ДПС має повний доступ до ЄРПН і автоматично звіряє ваш заявлений податковий кредит із сумою зареєстрованих на вас ПН. Якщо ви заявляєте ПК у 1 000 000 грн, а в ЄРПН на вас зареєстровано ПН лише на 950 000 грн ПДВ — різниця у 50 000 грн буде донарахована, плюс штраф 25% (12 500 грн) та пеня.
Причини розбіжності: постачальник не зареєстрував ПН, ПН зупинена моніторингом, ПН зареєстрована в іншому періоді, помилка в ІПН.
5. Додатки до декларації з ПДВ (Д1-Д9)
Декларація з ПДВ подається з додатками, кожен з яких деталізує конкретний аспект операцій за звітний період. Форми додатків затверджені наказом МФУ №21 від 28.01.2016.
| Додаток | Назва | Коли подається |
|---|---|---|
| Д1 | Реєстр виданих та отриманих ПН/РК | Завжди (обов'язковий) |
| Д2 | Довідка-розрахунок бюджетного відшкодування | При заявці на відшкодування (рядок 20.1) |
| Д3 | Розрахунок суми бюджетного відшкодування | Разом з Д2 |
| Д4 | Довідка про залишок від'ємного значення | При наявності від'ємного значення (рядок 20) |
| Д5 | Розшифровка зупинених ПН та пояснення | При наявності зупинених реєстрацій |
| Д6 | Довідка з операцій з с/г продукцією | Для с/г підприємств (спецрежим ПДВ) |
| Д7 | Розрахунок коригування (уточнюючий) | При подачі уточнюючої декларації |
| Д8 | Заява на реєстрацію/анулювання платника ПДВ | При зміні статусу |
| Д9 | Розрахунок податкових зобов'язань за п. 198.5 та 199.1 | При наявності операцій з умовним продажем або пропорційним розподілом |
Додаток Д1 — ключовий документ
Д1 подається завжди і містить повний реєстр виданих та отриманих ПН/РК за звітний період. Це той самий реєстр, який ви формуєте на кроці 1-2 інструкції вище. Суми в Д1 мають точно відповідати рядкам декларації. Якщо не відповідають — Електронний кабінет не прийме декларацію.
Д1 формується автоматично в більшості облікових систем (1С, BAS, M.E.Doc). run-done генерує Д1 із зареєстрованих ПН без ручного втручання.
Додаток Д5 — зупинені реєстрації
Якщо одна або кілька ваших ПН були зупинені системою моніторингу ДПС — ви зобов'язані подати Д5 із поясненнями та підтвердними документами. Д5 містить: перелік зупинених ПН, пояснення суті операції, перелік підтвердних документів (договори, акти, рахунки, платіжні доручення).
Подробиці про виправлення помилок у ПН: Як виправити помилково виписану ПН.
6. Як run-done формує реєстр автоматично
Ручне формування реєстру — це десятки годин на місяць для підприємства з 200+ ПН. Звірка з ЄРПН, пошук дублів, підрахунок сум по ставках, генерація Д1 — рутина, яка автоматизується повністю.
run-done закриває повний цикл:
- Збирає всі зареєстровані ПН/РК з ЄРПН за звітний період — як видані, так і отримані
- Звіряє з обліковою системою — знаходить ПН, які є в обліку, але не зареєстровані, та навпаки
- Виключає дублі — одна ПН = один запис у реєстрі, незалежно від кількості джерел
- Групує по ставках — автоматичний підрахунок сум для кожного рядка декларації
- Генерує Д1 — готовий додаток у форматі XML для подачі через Електронний кабінет або оператора ЕДО
- Перевіряє відповідність — якщо суми Д1 не збігаються з декларацією, run-done блокує подачу та вказує на розбіжність
Для підприємств з великою кількістю операцій (500+ ПН на місяць) run-done також формує попередньо заповнену декларацію з ПДВ. Бухгалтер перевіряє та підтверджує — а не вводить цифри вручну.
run-done автоматизує реєстрацію ПН — від $99
Автоматичний реєстр ПН, генерація додатку Д1, звірка з ЄРПН. Декларація з ПДВ без ручного введення.
7. Часті запитання
Чи можна подати декларацію з ПДВ без додатку Д1?
Ні. Додаток Д1 (реєстр виданих та отриманих ПН) є обов'язковим додатком до кожної декларації з ПДВ. Без нього Електронний кабінет не прийме декларацію. Виняток — нульова декларація (без операцій за період), але навіть тоді рекомендовано подавати порожній Д1.
Як включити до ПК накладну, зареєстровану із запізненням?
Якщо постачальник зареєстрував ПН із запізненням (наприклад, ПН за січень зареєстрована в березні) — ви маєте право включити її до ПК у тому періоді, коли вона була зареєстрована в ЄРПН, або в будь-якому наступному періоді протягом 365 днів з дати складання ПН (п. 198.6 ПКУ).
Що таке «ліміт 365 днів» для податкового кредиту?
Відповідно до п. 198.6 ПКУ, платник має право включити суму ПДВ до податкового кредиту протягом 365 календарних днів з дати складання ПН. Після 365 днів — право на ПК втрачається незалежно від того, чи зареєстрована ПН. Для РК — 365 днів з дати складання ПН, до якої складено РК.
Як виправити помилку в уже поданій декларації?
Подайте уточнюючу декларацію з ПДВ з додатком Д7. Уточнюючу декларацію можна подати до закінчення строку давності (1095 днів). Якщо помилка призвела до заниження ПДВ — одночасно сплатіть суму заниження + штраф 3% (при самостійному виправленні до перевірки ДПС). Якщо помилка призвела до завищення ПДВ — подайте уточнюючу без штрафу.
Чи потрібен реєстр ПН для квартального звітного періоду?
Так. Квартальний платник ПДВ (обсяг оподатковуваних операцій до 40 млн грн на рік) веде реєстр і подає Д1 за квартальний період. Формат Д1 однаковий — змінюється лише звітний період (квартал замість місяця).