Податкова накладна: зразок заповнення по кожній графі
Нижче — макет податкової накладної (форма наказу Мінфіну №1307 у чинній редакції) з розбором кожного поля: що писати, звідки брати значення і на чому найчастіше ловлять СМКОР та перевірки. Натискайте на поле в макеті — під ним розкриється підказка.
1. Шапка: дата, номер, ознаки
Дата складання17072026
Дата першої події — оплата або відвантаження, що сталося раніше (правило першої події). Формат ДДММРРРР без крапок. Для зведеної ПН — не пізніше останнього дня місяця.
Порядковий номер147
Наскрізна нумерація в межах вашого обліку, унікальна на дату складання. Дублікат «номер + дата» ЄРПН відхилить квитанцією з кодом помилки.
Зведена ПН (код ознаки)—
Заповнюється лише для зведених ПН: коди 1-4 залежно від підстави. Який код обрати — окремий розбір.
Не підлягає наданню отримувачу (тип причини)—
Позначка X і код 01-15, коли ПН не видається покупцю: 02 — неплатнику, 04-13 — компенсуючі та умовні постачання. Для звичайного продажу платнику лишається порожнім.
2. Продавець і покупець
Постачальник: назваТОВ «Приклад»
Повна або скорочена назва зі статуту. Розбіжність із реєстраційними даними — причина відмови в реєстрації.
ІПН постачальника123456789012
12-значний індивідуальний податковий номер платника ПДВ. Не плутати з ЄДРПОУ (8 знаків) — ЄДРПОУ вказується в окремому полі «податковий номер».
Отримувач: назва та ІПНТОВ «Покупець», 987654321098
Для неплатника ПДВ — умовний ІПН 100000000000 і тип причини 02. Помилка в ІПН покупця = покупець не побачить податковий кредит; виправлення — лише через РК і нову ПН (як виправити).
3. Таблична частина (розділ Б)
Гр. 2 — НоменклатураНоутбук Lenovo V15 G4
Конкретна назва товару/послуги, як у первинних документах. «Товар», «послуги за договором», «передоплата» — не допускається.
Гр. 3.1/3.3 — Код УКТ ЗЕД / ДКПП8471300000
Товари — УКТ ЗЕД (імпортні та підакцизні — всі 10 знаків), послуги — ДКПП. Найчастіша причина блокування за СМКОР — код не з того розділу або «ризиковий» код.
Гр. 4-5 — Одиниця вимірушт, 2009
Назва і код за КСПОВО. Для послуг типово «послуга» / «грн».
Гр. 6 — Кількість2
Може бути дробовою (частковий аванс: сума авансу поділена на ціну). Кількість × ціна має зійтися з обсягом у гр. 10 з точністю до копійки.
Гр. 7 — Ціна без ПДВ25000,00
Ціна одиниці без ПДВ. Якщо у вас ціни з ПДВ — ділите на 1,2 (ставка 20%) і стежите за округленням: розбіжність в 1 копійку між гр. 6×7 і гр. 10 — квитанція з відмовою.
Гр. 8 — Код ставки20
20 — основна, 7 і 14 — знижені, 901 — нульова (експорт), 903 — звільнені (з кодом пільги в гр. 9).
Гр. 10 — Обсяг постачання без ПДВ50000,00
Кількість × ціна, 2 знаки після коми. Сума рядків гр. 10 = рядок «Усього обсяги постачання» розділу А.
Гр. 11 — Сума ПДВ10000,00
Гр. 10 × ставка. Допускається до 6 знаків після коми — округлення робиться в підсумку розділу А, не в рядках.
4. Розділ А — підсумки
Верхня частина форми, куди зводяться суми: рядок I — загальна сума з ПДВ, II-IV — суми ПДВ за ставками, V-IX — обсяги за кожною ставкою. Все рахується з табличної частини; вручну тут нічого не «підганяється». Якщо підсумок не б'ється з рядками — ЄРПН поверне квитанцію про неприйняття.
5. Топ-10 помилок у заповненні ПН
- Дата не за першою подією (найчастіше — за датою рахунку чи договору).
- Помилковий ІПН покупця — податковий кредит «полетів» не тому контрагенту.
- «Передоплата за договором» замість конкретної номенклатури.
- Код УКТ ЗЕД 4 знаки там, де для імпортного товару потрібні 10.
- Розбіжність на копійки між гр. 6 × гр. 7 і гр. 10 через округлення цін з ПДВ.
- Дублікат номера ПН на одну дату.
- Ставка 20 замість 903 для звільнених операцій (і навпаки) без коду пільги.
- Зведена ПН без коду ознаки зведеності або з неправильним кодом.
- ПН на неплатника без умовного ІПН 100000000000 і типу причини 02.
- Реєстрація в останній день строку — будь-яка з помилок вище вже не встигне виправитись без штрафу.
run-done заповнює ПН без цих помилок.
Агент бере номенклатуру, коди й ІПН напряму з вашої 1С/BAS, сам рахує округлення, перевіряє ПН перед відправкою і реєструє в строк. Людський фактор із конвеєра зникає. Залишіть телефон — покажемо на демо.
Один дзвінок або відповідь у Telegram. Без розсилок.
6. Питання та відповіді
Якою мовою заповнювати ПН?
Українською. Виняток — торгові марки і номенклатура, що не перекладається (артикул, модель).
Чи можна виправити помилку в зареєстрованій ПН?
Так, через розрахунок коригування; помилку в ІПН — тільки через РК на «обнулення» і нову ПН. Покроково — у статті про помилкові ПН.
Хто підписує ПН?
КЕП особи, уповноваженої платником: директор, бухгалтер або окремий сертифікат для ЕДО-печатки. Хто саме має право — у статті хто реєструє ПН.