Накладні реєструються самі. Ви — контролюєте.

Що таке автоматична реєстрація ПН і РК

Автоматична реєстрація податкових накладних — це передача файла ПН або розрахунку коригування (РК) у форматі XML напряму з вашої облікової системи (1С, BAS, SAP, Odoo, Key-CRM) до Єдиного реєстру податкових накладних (ЄРПН) ДПС України, з локальним підписом кваліфікованим електронним підписом (КЕП) директора та печатки, отриманням квитанції 1 (про прийом) і квитанції 2 (про реєстрацію або відмову), без посередників і без ручного вивантаження XML у Кабінет платника.

Як це працює: 4 кроки від облікової до ЄРПН

1. Документ створюється в обліковій — менеджер або бухгалтер виписує податкову накладну в 1С / BAS / SAP / Odoo як зазвичай.
2. run-done забирає файл XML через стандартну інтеграцію (HTTP-сервіс 1С, REST API SAP, експорт BAS) — без змін у звичній роботі бухгалтера.
3. КЕП директора й печатки накладається локально на вашому комп'ютері; приватний ключ ніколи не залишає машину, передається лише підписаний CMS-контейнер.
4. Підписаний пакет іде в ЄРПН; квитанція 1 фіксує прийом, квитанція 2 — успішну реєстрацію або помилку з кодом, обидві зберігаються поряд із документом в обліковій.

Які строки реєстрації податкових накладних і РК

Згідно з п. 201.10 ПКУ (зі змінами від Закону № 3603-IX), ПН/РК, складені з 1-го по 15-те число місяця, реєструються до 5-го числа наступного місяця. Накладні з 16-го по останнє число — до 18-го числа наступного місяця. Розрахунок коригування на зменшення суми ПДВ покупця реєструє покупець (а не продавець) і має 15 днів на це з дати отримання РК. Поточні дедлайни і таймер зворотного відліку — у нашому податковому календарі; детальна таблиця термінів — на сторінці строки реєстрації ПН.

Штрафи за несвоєчасну реєстрацію (ст. 120-1 ПКУ)

За порушення граничного строку реєстрації ПН або РК у ЄРПН стаття 120-1 Податкового кодексу України передбачає штраф у відсотках від суми ПДВ, що зростає залежно від тривалості прострочення: 10 % при затримці до 15 днів, 20 % — до 30 днів, 30 % — до 60 днів, 40 % — до 90 днів, 50 % — до 120 днів і 50 % при перевищенні 120 днів. Для безПДВшних ПН і РК фіксована сума — 170 ₴ за документ. Автоматизація повторних спроб реєстрації після помилок ЄРПН (мережа, тимчасова недоступність сервісу ДПС) — головний спосіб не отримати штраф через технічний збій. Детальний розбір з калькулятором, винятками та порядком оскарження — у статті штрафи за ст. 120-1 ПКУ.

Що таке реєстраційний ліміт ПДВ (формула ΣНакл)

Реєстраційний ліміт — це максимальна сума ПДВ, на яку платник може зареєструвати ПН і РК. Розраховується за формулою ΣНакл = ΣНаклОтр + ΣМитн + ΣПопРах − ΣНаклВид − ΣВідшкод − ΣПеревищ. Простими словами: ліміт зростає від отриманих від постачальників ПН і сплаченого митного ПДВ, зменшується від виданих вами ПН і повернутого з бюджету ПДВ. run-done показує поточний ліміт у дашборді й попереджає в Telegram, коли його не вистачає для наступної ПН — щоб ви встигли поповнити рахунок ПДВ до того, як реєстрація заблокується. Подивитися тарифи з моніторингом ліміту.

Зупинка реєстрації ПН за критеріями ризиковості (СМКОР)

Система моніторингу критеріїв оцінки ризиків (СМКОР) автоматично зупиняє реєстрацію ПН, що відповідають ризиковим ознакам: нетипова номенклатура, перевищення обсягу постачання, ознаки ризиковості платника. Зупинена ПН отримує квитанцію про призупинення; розблокування — через подання Таблиці даних платника (ЄСКО) і документів, що підтверджують реальність операції, через Кабінет платника податків ДПС. run-done розрізняє квитанцію про відмову (БТ-1) і квитанцію про зупинення СМКОР, надсилає різні сповіщення бухгалтеру й автоматично зберігає обидві у документі. Якщо вже сталася помилково виписана ПН — дивіться окремий гайд як виправити помилкову ПН через РК.

Чим run-done відрізняється від Кабінету платника і посередницьких сервісів

У Кабінеті платника податків ДПС реєстрація повністю ручна: бухгалтер вивантажує XML з облікової, заходить у вебкабінет, підписує і відправляє кожну ПН. Це безкоштовно, але не масштабується на десятки накладних на день. Посередницькі сервіси пропонують додатковий шлюз: XML вивантажується з облікової у клієнт сервісу, потім — у їхню хмару, з хмари — у ЄРПН. Підписання може відбуватися як локально, так і на сервері (хмарний КЕП). run-done працює без проміжного сервісу: пакет іде з вашого комп'ютера в ЄРПН напряму, без зберігання вашого КЕП у чужій хмарі і без щомісячної підписки.

Що таке КЕП і чому локальний підпис безпечніший за хмарний

Кваліфікований електронний підпис (КЕП, раніше — ЕЦП за Законом № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги») — криптографічний ключ, виданий АЦСК (наприклад, ІІТ «АЦСК Україна», «Дія», «MasterKey»). Локальний підпис означає, що сам ключ зберігається на вашому захищеному носії або у файлі Key-6.dat на вашому комп'ютері, а підписання відбувається на вашій машині. Хмарний КЕП виносить ключ на сервер постачальника — це зручно, але створює одну точку компрометації на всіх клієнтів сервісу. run-done використовує тільки локальний підпис через офіційну бібліотеку ІІТ EUSign.

Глосарій термінів

ПН

Податкова накладна — документ, що підтверджує податковий кредит покупця з ПДВ.

РК

Розрахунок коригування — виправлення раніше зареєстрованої ПН (зміна суми, кількості, ставки).

ЄРПН

Єдиний реєстр податкових накладних — централізована база ДПС, у якій реєструються всі ПН і РК.

КЕП

Кваліфікований електронний підпис; з 2018 року замінив термін «ЕЦП» згідно із Законом № 2155-VIII.

СМКОР

Система моніторингу критеріїв оцінки ризиковості, що зупиняє реєстрацію підозрілих ПН.

Квитанція 1 / Квитанція 2

Технічна (підтвердження прийому файла) і змістовна (підтвердження реєстрації або відмова з кодом) відповіді ДПС.

БТ-1 / БТ-2

Коди технічних і змістовних помилок реєстрації, наприклад БТ-12 — невірна сума ПДВ.

Реєстраційний ліміт (ΣНакл)

Максимальна сума ПДВ, на яку платник має право зареєструвати ПН/РК у поточний момент.

Готові підключити автоматичну реєстрацію до своєї облікової? Дивіться демо вгорі сторінки або переходьте до тарифів.